更新日：2024年9月24日

法人による住民票の写し　請求方法【郵送】

浜松市では、本人以外の事業者が住民票を請求する際の必要書類として、以下の書類をご用意いただいております。
証明書は疎明資料などから請求理由が正当であるかを判断し、交付可否を審査します。
※請求理由が曖昧、目的に疑義がある、交付条件を満たしていない場合、請求書等は一式返却いたします。

市民の皆様の個人情報保護並びに証明書の不正請求抑止のため、御理解と御協力をお願いします。

住民票の写しを請求できる方（住民基本台帳法第12条の3に基づく請求）

• 自己の権利を行使し、または自己の義務を履行するために住民票の記載事項を確認する必要がある方
• 国または地方公共団体の機関に提出する必要がある方
• 上記のほか、住民票の記載事項を利用する正当な理由がある方

必要書類

1. 請求書
   請求書には以下の項目を記載してください。
   ・法人名（正式名称）
   ・法人の主たる所在地
   ・代表者氏名
   ・社印または代表者印
   ・請求部署名
   ・請求部署の所在地
   ・送付先の所在地（請求部署と異なる場合）
   ・担当者氏名
   ・連絡先電話番号
   ・請求対象者の氏名、住所、及び生年月日
   ・住民票の写しの必要通数
   ・請求理由・目的
   住民票の写しの記載事項のどの部分をどういう目的で使用するかを具体的に記載してください。
   （例）債務者が債務不履行のまま行方不明となった。債権保全のため、住民票の写しで住所を確認し、督促状を送る。
2. 疎明資料
   住民票を請求する正当な理由があることが分かるものをご用意ください。
   （例）
   ・契約書の写し（インターネット契約等で、契約者の自署がないものについては、契約内容と相違がない旨を記入の上、社印または代表者印を押印してください。）
   ・顧客台帳の写し（契約内容と相違がない旨を記入の上、社印または代表者印を押印してください。）
   ・根拠法令の抜粋（「○○法第○条第○項第○号に基づく請求」等、根拠とする法令を明記してください。）
   ・約款（約款のどの部分が住民票の写しの請求に該当するのか、具体的に示してください。）
   ・裁判所からの文書（申立等で住民票の写しを裁判所へ提出する場合は、提出先の裁判所名・申立事件名・申立事件番号を明記してください。）
3. 法人の疎明資料
   ・登記事項証明書の写し（代表者事項証明書、履歴事項証明書等）
   ・業務委託契約書や債権譲渡契約書等の写し（電子契約で各社の押印がない場合は、契約内容と相違がない旨を記入の上、社印または代表者印を押印してください。）
   ・契約時と現在の法人名が異なる場合、法人名名称変更の変遷が確認できるもの（履歴事項証明書の写し、ホームページ記載の沿革など。）
4. 送付先確認書類
   上記3の登記事項証明書の写しに記載がある所在地の場合は不要です。社員証、パンフレット、ホームページなどで送付先に指定した住所が記載されていることが分かるもの
5. 請求担当者本人の氏名・住所が記載されている官公署発行の身分証明書の写し
   運転免許証（両面）やマイナンバー（表面）等の写し。
   民間事業者発行の社員証等は本人確認書類に該当しません。
6. 法人に所属していることが分かる資料
   請求者が代表者の場合　→代表者の資格証明書（代表者事項証明書等）
   請求者が代表者以外の場合　→社員証の写し（氏名、顔写真、法人名、所在地の内3点が確認できるもの）、在職証明書等の原本。名刺は不可。
7. 返信用封筒
8. 手数料
   1通につき350円。
   現金書留または郵便定額小為替のみ。おつりのないように送付してください。
   郵便定額小為替の有効期限は6か月です。請求書等が郵送センターに到着した時点で有効期限が切れているものは受付が出来ませんので、期限に余裕のあるものを送付してください。

証明書を大量請求する場合

住民票の写しを一度に大量に（一度に100件以上）請求する場合は事前に戸籍・住民票郵送センター（TEL:053-457-2126）までご連絡をお願いします。
大量請求の場合、発送までの日数はご相談させていただきますので、日数に余裕をもってご請求ください。